المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : طرق تساعد على النظام



مصطفي بدوي
,
إنشاء ملف للمصادر
إذا كان مكتبك مثل مكاتب الجميع، فيتحمل أن يكون لديك مجموعة أو اثنتين من الصحف والمجلات والصحف التجارية والتقارير والأشياء المتنوعة التي تشعر أنها قد تكون ذات نفع في المستقبل. ولكن ترك هذه الأشياء مكدسة لا يفيد كثيراً. حتى لو كانت الإجابة على سؤال تقدر جائزته بحوالي 46000 دولار أمريكي موجودة في أحد هذه المكدسات فيحتمل أن لا تعرف أين هي. ولذلك بدلاً من ترك المعلومات مكدسة في كومات في مكان ما من مكتبك. قم بتنظيمها حتى تصبح متاحة لك عندما تحتاج إليها.
قصص ونوادر
في كل مرة كنت أعمل فيها مع شخص ما، كنا نكتشف ضياع شيء ما من مكتبه، ويكون هذا الشيء أكثر أهمية من القيام بدافع أتعابي.
إليك ما تفعله:
1. تفحص الأشياء المكدسة على مكتبك وقم بعمل ملف، خصص حافظاً لكل موضوع تراه مهماً بالنسبة لك.
2. ضع الأوراق المتعلقة بكل موضوع داخل حافظة.
3. ضع الحافظات داخل الملفات القابلة للطي ثم ضعها في درج أو خزانة الملفات. وسوف تتمكن الآن من وضع يديك على المعلومات القيمة عندما تحتاجها. وسوف تتخلص أيضاً من المكدسات التي كانت تشغل المكان ويتراكم عليها التراب فوق مكتبك.
دليل توفير الوقت
ابحث في الإنترانت عندما يكون لديك استفسارات: فبدلاً من الاحتفاظ بكمية كبيرة من الوراق في ملفات ” والتي يمكن أن تكون عملاً شاقاً واستهلاكاً للوقت” فكر في استخدام الإنترانت كمكتبة لك. وعندما تحتاج معلومة معينة، قم فقط بالدخول إلى إحدى طرق البحث وادخل بعض الكلمات البسيطة. وسوف تجد. في طرفة عين كم هائل من المعلومات بين أطراف أصابعك. ثم بعد ذلك يمكنك نقل هذه المعلومة مباشرة لجهازك الحاسب مباشرة.
استخدام قائمة أولوياتك الرئيسية
يمكنك تنظيم يومك باستخدام قائمة أولوياتك الرئيسية. فأهميتها تكمن في أنها قادرة على إعطائك بياناً كاملاً لكل شيء تحتاج أن تفعله. فهي ليست مجردقائمة بأشياء عليك أدائها اليوم أو غداً، ولكنها قائمة بكل ما يجب أن تقوم به اليوم وغداً ومستقبلاً.
وكلما اشتملت هذه القائمة على تفاصيل أكبر كلما زاد تنظيمك. فباستخدام قائمة أولوياتك لن تكون هناك ضرورة للاحتفاظ بكميات من الأوراق على مكتبك تفحص ببساطة القائمة من أعلى لأسفل وستعرف في لحظة كل ما يجب أن تفعله ولمن تفعله ومتى يلزم الانتهاء من أدائه. باستخدام لهذه القائمة يصبح لديك تحكماً تاماً. ويتوفر لك جو من العمل المنظم البعيد عن الفوضى.
وإليك بعض النصائح الخاصة بقائمة الأولويات:
استخدام ورقة كبيرة. اكتب قائمة أولوياتك الرئيسية على ورقة كبيرة. لا تكتبها على ظهر مظروف أو على ورقة لاصقة.
احتفظ بقائمة الأولويات نظيفة. إن قائمة أولوياتك وثيقة هامة جداً فاحتفظ بها نظيفة. ولا تستخدمها كورقة مسودة. ولا تعبث بالرسم عليها.
احتفظ بقائمة أولوياتك على مكتبك. اترك قائمة أولوياتك على مكتبك فذلك يجعل من السهل عليك إضافة بنود عمل جديدة وشطب البنود التي اكتملت.
اكتب على كل السطور. تحتوي هذه الورقة عادة على أسطر من 25 إلى 30 سطراً فاستخدمها. لا تترك سطور خالية عندما تضيف بنوداً جديدة لقائمة أولوياتك.
استخدم قلماً رفيع السن. اكتب البنود في قائمة أولوياتك بقلم رفيع السن. ولا تستخدم المرسومة (الأقلام الرصاص) التي تمحي كتابتها بسهولة، الأمر الذي سيجعل قائمة أولوياتك مستحيلة القراءة في أي وقت على الإطلاق.
لا تقلق بشأن الأولويات. يقوم بعض الأفراد بإعادة كتابة قوائم الأشياء التي سيؤدونها كل صباح حتى يضعوا أكثر البنود أهمية على رأس القائمة. أعتقد أن ذلك مضيعة للوقت. وهذا أجمل ما في قائمة الأولويات. فقط تفحص القائمة من أعلى لأسفل لتحدد أهم الأعمال التي يجب القيام بها. وبهذه الطريقة سوف تنجز عملك المهم – وتحصل على النتائج – بدلاً من إضاعة وقتك الثمين في إعادة كتابة القائمة.
الق نظرة على قائمة أولوياتك خلال اليوم. احتفظ بقائمة أولوياتك على رأس مكتبك وارجع إليها طول الوقت. عن هدفك هو أن تنجز العمل الأكثر أهمية؛ نظرا لأن الأعمال والمشروعات ذات الاعتمادات المالية الكبيرة سوف تدر ربحاً ضخماً.
اشطب الأعمال المنتهية. عندما تنتهي من عمل ما. ضع عليه خطا (وضع هذه العلامة (الخط) على الهامش غير كاف).
نفذ المهام الجديدة. عندما تنتهي من أحد المهام. أنظر إلى قائمة أولوياتك واسأل نفسك. ما هي أهم الأعمال التي على أدائها بعد ذلك؟، لا تفكر فيها بل قم بأدائها.