المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : النظام أحد عوامل النجاح



عمرو مدحت
,
تنظيم وترتيب درج الملفات الرئيسي.
عليك أن تتعامل مع مساحة درج الملفات الرئيسي – وهو الدرج الموجود في مكتبك والمصمم لكي تحفظ فيه الملفات – كما لو أنه مكتب عقاري ناجح. فالأوراق والمستندات والسجلات وبقية الملفات التي تحتاج إلى التعامل معها بشكل متكرر يحب أن تكون فعلا في متناول اليد، ولذلك عليك أن تضعها في مقدمة الدرج. أما تلك التي تتعامل معها بشكل غير متكرر فيجب وضعها أسفل الدرج.
أما الأوراق والوثائق والسجلات التي تري الاحتفاظ بها. ولكنك لا تراجعها بشكل متكرر فلا ضرر من وضعها بعيدا قليلا في خزانة الملفات الموجودة في مكان عملك أو حجرة مكتبك إن وجد. وفيما يتعلق بالملفات الأخرى فيمكن تخزينها في خزانات موجودة خارج حجرة مكتبك أو وضعها في قسم الملفات الرئيسي. وهناك ملفات يجب الاحتفاظ بها ولكنك لن ترجع إليها مرة أخرى. إلا في حالات المشكلات الكبرى – فيجب تخزينها في أماكن بعيدة مثل القبو بحيث تحتفظ في حقائب نقل كبيرة.
وهناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها أن تنظم الملفات الموجودة في درج الملفات الرئيسي. والعديد من الناس يقومون بترتيب الملفات حسب الحروف الأبجدية وهو أمر جيد إذا كانت لديك ملفات تخص العيد من الأشخاص. غير أن الأمر يبدو عسيرا عند احتفاظك بأوراق حول العديد من المشروعات والمهام والأشياء الأخرى.
والأفضل عندي هو أن ترتب هذه الملفات طبقا لدرجة الاستخدام والاحتياج إليها. فالملفات التي تستخدمها بشكل متكرر توضع في مقدمة الدرج. أما غيرها من الملفات والتي تستخدمها من وقت لآخر، فيتم وضعها خلف المجموعة الأولى. وتوضع غيرها من الملفات التي تستخدم بشكل متقطع وغير منتظم في مكن آخر.
دليل توفير الوقت
قبل أن تحفظ الملفات في حقائق نقل كبيرة وتضعها في مكان شبه دائم للتخزين، قم بوضع قائمة بمحتويات كل حقيبة. الصق نسخة من هذه القائمة على الحقيبة من الخارج وضع نسخة داخلها واحتفظ بنسخة في ملف خاص بك في المكتب.
ترتيب نظام الملفات الرئيسي الخاص بك. هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها ترتيب نظام ملفات رئيسي داخل درج الملفات الرئيسي بمكتبك:
استخدم حافظات ملفات جديدة. أول ما تحتاج إليه هو مجموعة من الملفات الجيدة تماما والمصنوعة من الورق المقوى. ولا تضيع وقتك الثمين في محاولة إعادة استخدام ملفات قديمة وغير صالحة. وعندما يصبح الملف متسخاً أو قديما قم باستبداله فورا. إن وقتك أثمن من أن تضيعه في محاولات إعادة استخدام أحد الملفات القديمة في حين أن الأمر لن يكلفك أكثر من خمس سنتات لكي تستبدله بملف جديد.
استخدم ملفات الأوراق ذات الحجم القياسي. الملفات التي تستوعب الأوراق ذات الحجم القياسي عادة ما تكون أسهل في استخدامها من تلك الملفات التي تستوعب أوراقا ذات حجم أكبر. إن تسعة وتسعين في المائة من الأوراق التي يتم وضعها في الملفات هي من الأوراق ذات الحجم القياسي بل قد تكون أحيانا أصغر، ولذلك لا تنفق المزيد في شراء الملفات ذات الحجم الأكبر. وبالإضافة إلى ذلك فإن الملفات ذات الحجم الأكبر تأخذ ما يزيد عن عشرون في المائة من مساحة در الملفات.
استخدام ملفات ذات العلامات الثلاث المميزة. استخدام تلك الملفات التي بها ثلاث علامات مميزة من أعلى – يمين ويسار ووسط – وقد تسمي هذه الملفات بالملفات الثلاثية. وعندما تضع هذه الملفات داخل الدرج (حيث يجب أن تكون مرتبة تريبا جيدا) تستطيع أن تري العلامات الثلاثة المميزة في نفس الوقت. هذا الأمر ييسر عليك مسألة البحث عن الأوراق داخل درج الملفات وبهذه الطريقة ستوفر الكثير من الوقت لأنك ستتمكن من العثور على الملف في ثوان معدودة.
دليل توفير الوقت
قد لا تدرك هذا الأمر، ولكن معظم الناس يهدرون على الأقل ساعة يوميا في البحث عن الأوراق المفقودة فوق مكاتبهم
اكتب اسم الملف بخط يدك. لكي تيسر الأمر على نفسك، احتفظ بمجموعة من الملفات في درج مكتبك. وعندما تحتاج إلى ملف جديد اسحب واحد من الدرج، واكتب اسم الملف عليه بخط يدك ولا تضيع وقتك في طباعة ما تريد من أسماء الملفات لأنها الأسماء المطبوعة برغم شكلها الجميل والجذب إلا أن مسألة الطباعة نفسها تستهلك وقتا وبصفة خاصة إذا كنت ستكتب اسم ملف واحد.
قياسي